Käyttöohje

Sisältö

Yleistä

Tämä on Modelspace-palvelun käyttöohje. Käyttöohje on vielä keskeneräinen. Ohje on jaettu toiminnallisiin osiin. Vasemmanreunan puusta valitsemalla päästään ohjeen eri kohtiin.

Palvelun elementit

Ohjelma perustuu hyvin tarkkaan projekti ja projektin vaihe sidonnaisuuteen. Ainoastaan valitun projektin ja sen aktiiviseen vaiheeseen liittyvät asiat ovat esillä. Projektin toteuttamiseen ohjelmassa on seuraavia

Projekti

Uuden projektin voi luoda käyttäjä jolle on määritetty ns. pääkäyttäjä oikeudet. Jokainen projekti on täysin yksilöllinen kaikkien sen alle luotujen elementtien osalta. Mikään projektissa tehty muutos ei vaikuta tai näy muissa projekteissa.

Projektin sisältö generoidaan ohjelman konfiguraattorin avulla. Konfiguraattorin sisältö määritetään säännöstön avulla, joka on valittava projektia luotaessa. Säännöstö mahdollistaa erityyppisten standardien määrittämien tehtävien ja vaiheiden, sekä asiakaskohtaisten tarpeiden huomioimisen. Konfiguraattoria ohjataan suotimien avulla:

  1. 1. Projektin koko
  2. 2. Rakennustyyppi
  3. 3. Hanketyyppi

Näiden arvojen avulla konfiguraattori tuottaa perustan projektille joka sisältää sen vaiheet ja vaiheisiin sidotutut tehtävät eri toimialoille.

Ohjeet projektin luonnista löydät täältä

Osapuoli

Oletus osapuolet syntyvät projektille projektia konfiguroitaessa. Toimialoja ovat rakennusprojekteissa yleisesti käytetyt lyhenteet kuten ARK,SÄH, LVI jne. Näihin toimialohin kutsutaan halutut käyttäjät. Täten osapuolta voidaan ajatella vaikka käyttäjäryhmänä. Osapuoleen on sidottu rooli(hallinta,muokkaus ,katselu), joka antaa oikeusmäärityksen toimintoihin. Käyttäjä voidaan sitoa tarvittaessa useampaan kuin yhteen osapuoleen.

Käyttäjä

Käyttäjälle näkyvät ainoastaan ne projektin joihin hänet on kutsuttu. Käyttäjä kutsutaan projektiin sähköpostin avulla. Kutsuttaessa käyttäjä määritetään haluttuun projektin osapuoleen. Kerran projektiin kutsuttu käyttäjä näkyy seuraavassa projektissa valmiina kutsuttavien listalla.

Käyttäjän henkilötiedot löytyvät Omat tiedot-osiosta ja käyttöliittymän oletus asetukset löytyvät Projektit--sivulta käyttäjän asetukset-osiosta.

Ohjeet käyttäjien hallinnasta löydät täältä

Vaihe

Yleensä kaikki projekti on jaettu erityyppisiin vaiheisiin joilla on oma aloitus- ja lopetuspäivämäärä, niin myös Modelspace-palvelussa. Käyttöliittymäsää vaiheet on jaettu välilehdille. Projektin aktiivinen vaihe on oletuksena valittuna.

Tehtävä

Tehtävien tarkoituksena on jakaa projektin osapuolille projektin toteutukseen liittyvät tehtävät. Tehtävä on järjestelmän pääkomponentteja. Tehtävä on sidottuna projektin vaiheeseen ja tehtävän tekijän osapuoleen. Tehtävät syntyvät projektille ohjelman konfiguraattorin avulla tai käyttäjän luomana. Lisäksi niitä voidaan luoda yksittäisiin päätöksiin sekä palaverin muistion aiheen tuottamiin päätöksiin. Tehtävällä on tilatieto(työn alla, hyväksyttävänä, valmis), joka näyttää sen tilan projektin aktiivisessa vaiheessa. Dokumentit jotka syntyvät tehtävän toteutuksesta liitetään aina kyseiseen tehtävään.

Ohjeet tehtäviin liittyvistä toiminnoista löydät täältä

Kokous muistio

Ohjelma pitää sisällään toiminnallisuuden jolla voidaan tuottaa projektiin liittyvän kokouksen asialista ja siitä muuntaa muistio palaverin aikana tai sen jälkeen. Tärkein syy toiminnallisuuden toteuttamiseen on ollut kokouksien tuottamien tehtävien hallinta. Muistiota kirjattaessa aiheen tuottamat mahdolliset tehtävät luodaan järjestelmän tehtäviksi . Tämä mahdollistaa huomattavasti helpomman tavan seurata projektin päätösten toteuttamista verrattuna perinteiseen muistioon. Näissä päätökset ja niihin kirjatut tehtävät on etsittävä tekstistä ja tämän jälkeen kyseltävä tekijältä.

Päätös

Toiminnolla voidaan kirjata projektissa päätetty asia, jota ei ole päätetty yhteisesti palaverissa vaan sähköpostitse tai puhelimitse. Tällöin päätös kirjataan projektille ja päätöksen alle luodaan suoraan tehtävät, jotka päätöksestä aiheutuvat.

Tiedosto

Lähes kaikkiin järjestelmän komponenteille voidaan liittää tiedosto. Liitetyt tiedostot ovat nähtävissä kohteelta itseltään tiedostot-välilehdeltä tai selaamalla tiedostot-sivulta. Samoin kun muut projektin komponentit myös tiedostot ovat vaihe sidonnaisia. Eli vaiheeseen 1 lisätty tiedosto ei näy vaiheessa 2. Tiedostoihin littyy myös versiointi.

Tiedostoille voidaan määrittää projektikohtaisesti halutut pakolliset ja vapaaehtoiset ominaisuustiedot.

Tiedostoja voidaan myös linkitää eri kohteisiin. Näin tiedosto saadaan tarvittaessa näkymään useammassa kohteessa.

Käyttöönotto

Kirjaantuminen palveluun

Palveluun kirjaantuminen tapahtuu osoitteessa www.modelspace.fi. Käyttäjätunnuksena on käyttäjän sähköpostiosoite ja salasanana ensimmäisen kerran kutsussa lähetetty salasana.

Ensimmäisen kirjaantumisen yhteydessä käyttäjän on määritettävä oma salasana ja annettava mahdollisesti puuttuvat tiedot itsestään sekä yrityksestä.

Mikäli kirjaantuminen epäonnistuu voi salasanan tilata omaan sähköpostiosoitteeseen käyttäjätunnuksen yläpuolelle ilmestyvällä linkillä.

Kirjaantuminen

Rekisteröinti

Ensimmäisen kirjaantumisen yhteydessä käyttäjän tulee rekisteröidä järjestelmään omat tietonsa.

  1. 1. Mikäli käyttäjän tiedoissa ei ole valittuna yritystä, tulee yritys valita olemassa olevasta listasta tai luoda uusi valitsemalla listasta "LUO UUSI YRITYS"
  2. 2. Yritystietoihin täytetään tarvittavat tiedot.
  3. 3. Salasana- ja vahvista salasana-kenttään annetaan oma haluttu salasana.

Huom: Salasanassa tulee olla isoja ja pieniä kirjaimia sekä ainakin yksi erikoismerkki

Rekisteröinti


Projektin valinta

Kirjaantumisen jälkeen aukeaa projektilista. Listalla näkyy kaikki ne projektit, joihin käyttäjällä on oikeudet.

Projektin

Klikkaamalla haluttua projektia aukeaa projekti työpöytänäkymään

VINKKI Oletusnäkymä joka aukeaa valinnan jälkeen voidaan valita projektilistan sivussa olevasta Käyttäjän asetukset-vaihtovalikosta


Salasana ja sen vaihto

Salasanan ylläpito tapahtuu Omat Tietoni sivulla. Sivulle pääsee yläpalkin linkistä tai klikkaamalla tästä..

HUOM: Salasanassa tulee olla isoja ja pieniä kirjaimia sekä ainakin yksi erikoismerkki

Projektin luonti

Projektin luonti tapahtuu kahdessa osassa:

  1. 1. Perustetaan projekti Projektit-sivulta.
  2. 2. Projektin vaiheet, ajastus ja käyttäjät määritetään projektin ylläpitosivulla.

Projekti määrittelyä ei tarvitse tehdä heti perustamisen jälkeen. Projekti ei ole muiden käytettävissä ennen kuin sen vaiheet, tehtävät ja käyttäjät on määritetty. Määrittämätön projekti aukeaa projektin valintasivulta aina projektin määrittely sivulle.

Huom: Uuden projektin voi luoda ainoastaan käyttäjä jolle on määritetty ylläpito oikeudet.


1. Perustaminen

Projektin luonti käynnistyy Projektit-sivulta vasemmassa reunassa sijaitsevalta Luo uusi projekti-vaihtovalikolta. Kaikkia tässä osiossa määritettyjä asioita voi vielä myöhemmin muuttaa projektin ylläpito-sivulla. Mikäli valikkoa ei näy vasemmassa reunassa, ei käyttäjätunnuksellasi ole hallinta-oikeutta.

  1. Säännöstö

    Säännöstö määrittää projektille konfiguraattorin avulla kopioitavien vaiheiden ja tehtävien sisällön. Säännöstö mahdollistaa eri tyyppisten projektien käsittelyn Modelspace-palvelussa. Säännöstöjen ylläpito tapahtuu ohjelman toimittjan toimesta.

  2. Nimi

    Projektin nimi näkyy Projektit listalla sekä ohjelman yläpalkissa. Nimen lisäksi projektille voidaan antaa tunniste. Tämä tapahtuu määrittely sivulla

  3. Kuvaus

    Kuvaus kenttään annetaan projektista yleinen kuvaus. Kuvaus näkyy Työpöytä-näkymässä projektin kuvan alla.

  4. Aloitus pvm ja Valmis

    Kenttään annetaan päivämäärä jolloin projekti on käynnistynyt ja Valmis-kenttään oletettu valmistumis pvm. Päivämäärät rajoittavat syntyvien vaiheiden ja tehtävien alkamis ja loppumis päivämmärät.

  5. Projektin kieli

    Kieliasetuksella määritetään projektille syntyvien vaiheiden ja tehtävien kielisyys. Valinnalla ei ole vaikutusta käyttöliittymän kielisyyteen

Projektin luonti

Projekti luodaan Luo-painikkeella. Tämän jälkeen ohjelma siirtyy automaattisesti projektin määrittely sivulle.

2. Projektin määrittely

Määrittely tapahtuu Projektin määrittely sivulla. Sivun saa auki klikkaamalla yläpalkissa projektin nimeä millä tahansa projektin sivulla tai työpöydältä Projektin tiedot-palkin nuolesta.

Sivu on jaettu välilehdillä toiminnallisiin kokonaisuuksiin. Välilehtien yläpuolella sijaitsevista painikkeista päästään toteuttamaan projektin luontiin liittyvät perustoiminnot. Kyseiset painikket eivät ole käytössä mikäli projektille on määritetty Bimary-säännöstö, joka ei sisällä vaiheistusta.

  1. 1. Luo Rakenne

    Toiminto avaa projekti konfiguraattorin, jolla määritetään projektille vaiheet ja osapuolet, sekä niille sidottavat vaiheet

  2. 2. Ajasta

    Asetetaan edellisessä vaiheessa luodut vaiheet ja tehtävät vastaaman projektin aikataulua.

  3. 3. Lisää käyttäjät

    Kutsutaan tarvittavat käyttäjät eri projektin toimialoihin.

Huom: Painonappeihin tulee ns. hyväksyntämerkki, sitä mukaan kun yllämainitut toiminnot on suoritettu. Vastaavasti niin pitkään kun kohdassa 1 ja 2 ei ole hyväksyntämerkkiä, ei myöskään projektia pääse avaamaan muuhun kuin määritys sivulle.

Projektin luonti

Yleiset-välilehdellä voidaan muuttaa asetuksia, jotka on määritetty projektin luonti vaiheessa. Projektin kieli- ja Säännöstö-kentät on muutettavissa niin pitkään kunnes projekti on konfiguroitu toiminnalla Luo Rakenne.

Sivun oikeassa reunassa voidaan projektille liittää kuva. Kuva on nähtävissä Työpöydän-oikeassa reunassa.

Sivun alareunassa olevalla Piilota projektilistalta-asetuksella voidaan projekti piilottaa kirjaantumisen jälkeen avautuvasta Projektit-listalta. Projektiin pääsee takaisin kiinni muuttamalla Käyttäjänasetuksissa asetuksen Näytä piilotetut projektit-päälle

2.1 Luo Rakenne - Projektin vaiheiden ja tehtävien luonti

Toiminto käynnistyy 1 Luo Rakenne -painikkeesta. Ennen rakenteen luomista tarkasta, että säännöstö vastaa projektilta vaadittavaa säännöstöä. Painike avaa Projektin rakenne-ikkunan, jossa päästään määritettämään projektin luonne, sekä sille vaaditut tehtäväpaketit.

Konfigurointi

  1. 1. Valitse projektin määreet

    Määreitä ovat koko tyyppi ja käyttö. Näiden määreiden avulla järjestelmä hakee tietokannasta tarvittavat tehtävät ja teemojen soveltuvuus prosentin.

  2. 2. Aseta soveltuvuus

    Kun määreet on valittu, painetaan Aseta soveltuvuus-painiketta. Tämä generoi teemojen soveltuvuuden edellävalituilla määreillä.

  3. 3. Teemojen valinta

    Valitaan projektille halutut tehtäväpaketit. Tehtäväpaketit pitävät sisällään vaiheita ja tehtäviä jotka kopioidaan projektille hyväksyttäessä valinnat. Teemoja voidaan myös lisätä jälkikäteen avaamalla tämä dialogi myöhemmin.

  4. 4. Rakenteen luonti

    Edellä mainittujen jälkeen hyväksytään valinnat painamalla Seuraava-painiketta.

Konfigurointi

Ohjelma generoi projektille vaiheet, sekä niiden alle tarvittavat tehtävät. Tässä näkymässä voidaan haluttuja vaiheita poistaa sekä tarkastella vaiheiden alle generoituja tehtäviä.

Painamalla Takaisin määreisiin-painiketta palataan edelliseen ikkunaan uudelleen määritystä varten.

  1. Halutun vaiheen poisto

    Valitse poistettava vaihe ja poista vaiheelta rasti nimen edestä.

Vaiheet ja tehtävät hyväksytään Tallenna-painikkeella.

2.3 Ajasta - Vaiheiden ja tehtävien ajastus

Toiminto käynnistyy 2 Ajasta-painikkeesta. Painike avaa Vaiheiden ja tehtävien ajastus-ikkunan, jossa päästään asettamaan vaiheiden ja niiden alla olevien tehtävien aloitus ja oletettua valmistumis päivämäärää hiirellä vetämällä.

Ajastus

  1. 1. Aseta vaiheen kesto

    Vaiheen oikeasta reunasta hiirellä tarttumalla voidaan vaiheen valmistumis päivämäärää siirtää eteen tai taaksepäin.

  2. 2. Aseta tehtävien järjestys ja kesto

    Kun vaiheiden kesto on saatu asetettua, hyväksytään valinnat painamalla Seuraava-painiketta.

Ajastus2

  1. 3. Aseta tehtävien ajat valitsemalla vaihe

    Valitse alasvetovalikosta vaihe jonka tehtävien järjestystä haluat muuttaa. Valinnan jälkeen alla oleva kalenteri-ikkuna päivittyy vaiheen aloitus ja oletus valmistumis päivämäärää vastaavaksi, sekä vaiheen alla olevat tehtävät asettuvat ikkunaan.

    Hiirellä osoittamlla voit siirtää tehtävää eteen ja taaksepäin sekä muuttaa sen pituutta tarttumalla oikessa reunassa olevasta kahvasta.

  2. 4. Tallenna vaiheiden ja tehtävien ajat

    Edellä mainittujen jälkeen hyväksytään muutokset painamalla Talenna-painiketta.

Ohjelma asettaa vaiheet ja niiden alla olevat tehtävät asetetun mukaisesti. Ajastus-ikkunan voi tarpeen vaatiessa avata myös myöhemmin projektin aikana.

Asetettuja vaiheita voi tarkastella Vaiheet-välilehdeltä.

2.3 Lisää käyttäjät - Kutsutaan halutut käyttäjät projektin eri toimialoihin

Toiminto käynnistyy 3 Lisää käyttäjät-painikkeesta tai Käyttäjät-välilehden Lisää-painikkeesta. Painike avaa Lisää käyttäjä projektiin-ikkunan, josta kutsutaan sähköposti-osoitteen avulla tarvittavat käyttäjät projektiin.

Käyttäjät

  1. 1. Valitse kutsuttava käyttäjä

    Osio koostuu kahdesta osasta: Määritetyistä ja uusista käyttäjistä.

    Määritetyistä listalla näkyvät kaikkien niiden käyttäjien nimet, jotka on kutsuttu projektin omistavan yrityksen projekteihin. On suotavaa asettaa rasti Lähetä kutsu sähköpostilla-kohtaan. Näin kutsuttva saa automaattisesti sähköpostin uudesta projektista.

    Kutsu uusi käyttäjä sähköpostilla-kenttään annetaan käyttäjän sähköposti osoite. Järjestelmä lähettää tällöin kutsun kyseiseen osoitteeseen ja määrittää käyttäjälle oletus salasanan.

  2. 2. Valitse osapuoli

    Osapuoli-listalta valitaan osapuoli johon kutsuttava käyttäjä kuuluu. Mikäli käyttäjän halutaan kuuluvan useampaan osapuoleen valitaan tarvittavat osapuolet. Mikäli valittuna on useampi kuin yksi osapuoli, tulee jokin osapuoli asetaa oletus tomialaksi. Tämä tapahtuu valitsemalla osapuolen perässä olevasta valinnasta.

  3. 3. Lisää käyttäjä projektiin

    Kun käyttäjä on valittu ja hänelle on asetettu osapuoli painetaan Lisää käyttäjä projektiin-painiketta. Mikäli käyttäjiä kutsutaan useampi jatketaan vaihetta kohdasta yksi Valitse kutsuttava käyttäjä

Jo kutsuttujen käyttäjien hallinta tapahtuu Käyttäjät-välilehdeltä osoittamalla käyttäjän rivin oikeassa reunassa olevaa kynän näköistä painiketta.

Huom: Mikäli haluat lisätä itsellesi jonkin osapuoleen Projekti päälikkyytesi lisäksi, kutsu itsesi projektiin halutulle osapuolelle.

Tehtävät

Tehtävien tarkoituksena on jakaa projektin osapuolille projektin toteutukseen liittyvät tehtävät. Tehtävä on yleisimmin suoraan sidottuna projektin vaiheeseen ja ne on osoitettu projektin eri toimialoille. Tehtävät syntyvät projektille ohjelman konfiguraattorin avulla tai käyttäjän luomana. Lisäksi niitä voidaan luoda yksittäisiin päätöksiin sekä palaverin muistion aiheen tuottamiin päätöksiin.

Tehtävät

Selaus

Kaikki projektin tehtävät on nähtävissä Tehtävät-sivulta. Sivu on jaettu seuraavasti:

  1. Sivun yläreunan välilehdet jakavat tehtävät projektin vaiheisiin. Oletuksena aukeaa välilehti, joka edustaa projektin aktiivista vaihetta.
  2. Vasemmassa laidassa olevasta Osapuolet-listasta valitaan osapuoli, joiden tehtäviä halutaan tarkastella
  3. Valitun tehtävän toiminnot saadaan näkyviin osoittamalla tehtävän riviä.

Tiedostojen liittäminen tehtävään

Tiedostojen liittäminen tehtävään käynnistyy valitsemalla tehtävä suoraan työpöydältä tai tehtävät listasta.

  1. 1. Valitaan tehtävä johon tiedosto/tiedostot halutaan liittää.
    Tehtävän ominaisuudet
  2. 2. Toiminnot-osiosta valitaan Lisää tiedosto. Tämä avaa tehtävän ominaisuus-ikkunan tiedostot-osioon.
    Tehtävän tiedosto
  3. 3. Tiedostot lista vaihtuu tiedoston lataus toiminnoksi.Valitse-painonappia ja valitaan liitettävä tiedosto tiedoton valinta-ikkunassa.
    Lisää tiedosto
  4. 4. Valinnan jälkeen tiedostolle määritetään sen ominaisuustiedot. Tiedot hyväksytään Ominaisuudet-palkissa sijaitsevalla tallennus-ikonilla.
    Tiedoston ominaisuudet
    Ominaisuus Kuvaus
    Nimi Tiedoston nimi.
    Kuvaus Tiedoston vapaamuotoinen kuvaus.
    Tiedostontyyppi Kenttä täyttyy automaattisesti yleisimmillä tiedostoilla.
    Dokumentintyyppi Määrittää dokumentille lisäominaisuudet. Tieto on pakollinen. Valintalista on projekti/asiakas-kohtainen. Valinta määrittää tiedostolle mahdolliset lisäominaisuudet.

    Luonnin jälkeen tiedostoa voidaan versioida, linkitää muihin kohteisiin ja muuttaa sen ominaisuustietoja Tiedostot-välilehdellä kyseisen tehtävän alta. Tiedosto on muutettavissa ainoastaan kun sen tila on Työn alla.

Tehtävän asettaminen valmiiksi

Kun tehtävän asettama työ on tehty ja siihen liittyvät tiedostot on liitetty, voidaan tehtävä asettaa valmiiksi. Tämä tapahtuu Toiminnot-osion Merkitse valmiiksi-painikkeella

Valmis

Tehtävän ikoni muuttuu ja seuraavaksi tehtävä siirtyy tehtävän toimeksiantajalle hyväksyttäväksi. Toimeksiantaja saa automaattisesti hyväksynnästä sähköpostiviesti.

Tehtävän hyväksyntä

Tehtävän toimeksiantajan tulee hyväksyä tehtävä ennenkuin tehtävä saa Valmis-tilatiedon. Tämä tapahtuu Toiminnot-osion Merkitse valmiiksi-painikkeella tai hyväksymällä tehtävä suoraan sähköpostin hyväksyntä linkillä.

Tehty

Tehtävän asettaminen takaisin työn alle

Mikäli tehtävää ei jostain syystä hyväksytä tai siihen on tehtävä muutoksia voidaan tehtävä asettaa takaisin työn alle.Tämä tapahtuu Toiminnot-osion Merkitse valmiiksi-painikkeella tai hyväksymällä tehtävä suoraan sähköpostin hyväksyntä linkillä.

Tehty

Tehtävien näyttäminen aikajanassa

Tehtäviä voidaan tarkastella myös kalenteri-näkymässä. Näkymän vaihto tapahtuu Tehtävät-sivun Tehtävät-palkin toimintonappia painamalla

Tehty
Tehty

Tehtävän toiminnot saadaan näkyviin klikkaamalla hiiren oikeaa paikihketta tehtävän päällä

Normaalinäkymään päästään painamalla samaa nappia uudelleen

Tehtävien raportointi

Raportoinnin avulla tehtävät ja niiden tiedot saadaan tulostettua tai tallennettua eri tiedostomuotoihin. Raportti ajetaan näkysissä olevista tehtävistä. Tästä syystä näkymä tulee valita oikeksi Vaihe-välilehdistä ja Osapuolet-listasta.

Esimerkiksi mikäli halutaan kaikki ARK-toimiallaan liittyvät projektin tehtävät kaikista vaiheista, valitaan ensin Näytä Kaikki-välilehti ja sen jälkeen Osapuolet-listasta osapuoli ARK

Toiminto käynnistyy Tehtävät-sivun Tehtävät-palkin tulostin toimintonappia painamalla

Report

Raportti aukeaa uuteen välilehteen. Raportin yläpalkissa on toiminnot, joita raportille voidaan tehdä:

Vasemman puolen navigointinäppäimistä voidaan siirtyä raportissa eteen- ja taaksepäin.

Vie valittuun tiedostomuotoon-listalta löytyvät eri tiedostomuodot(pdf,xls,doc..), joihin raportti voidaan tallettaa. Tallennus tapahtuu valitsemalla listasta tiedotomuoto ja osoittamalla sen jälkeen Vie-painiketta

Vie painikkeen vieressä on Tulostus-painkike jolla raportti voidaan tulostaa tulostimelle.

Report2

Työpöytä

Yleiskuvaus tehtävistä.

Uuden tehtävän luonti

Teksti..

Tehtävään liittyvien tiedostojen katselu

Teksti

Tehtävän avaus

Teksti..

Viimeisimpien tiedostojen katselu

Teksti..

Päätöksen avaaminen

Teksti..

Muistiot

Yleiskuvaus muistioista.

Päätöstyypit

Teksti..

Uuden asialistan luonti

Yleiskuvaus päätöksistä.

Asialistan luonti tulevalle kokoukselle

Teksti..

Osallistujien kutsuminen

Teksti..

Liitetiedostojen liittäminen asialistaan

Teksti..

Asiakohtien lisäys asialistaan

Teksti..

Asialistan asettaminen näkyväksi muille käyttäjille

Teksti..

Liitetiedoston liittäminen asiakohtaan

Teksti..

Muistion kirjaaminen

luonti höpinät

Asialistan tilan muuttaminen alustavaksi pöytäkirjaksi

Teksti..

Aiheiden päätösten kirjaaminen

Teksti..

Tehtävän liittäminen aiheelle

Teksti..

Liitetiedoston liittäminen kirjatulle päätökselle

Teksti..

Osallistujien lisäys sekä sihteerin ja puheenjohtajan asettaminen

Teksti..

Muistion asettaminen näkyväksi

Teksti..

Yksittäisen päätöksen kirjaaminen

luonti höpinät

Päätökseen osallistujien kirjaus

Teksti..

Tehtävien luonti päätökselle

Teksti..

Projektin hallinta

Kaikki projektiin liityvät asetukset ja muutokset tehdään Projektin hallinta-sivulla.

Sivun avaus tapahtuu osoittamalla projektin nimeä yläotsikossa tai Työpöytä-sivulta Projektin tiedot-palkissa olevasta nuolesta. Mikäli projektia ei ole vielä konfiguroitu, eli painoanappien Luo rakenne, Ajasta ja Lisää käyttäjät eivät omaa ns. hyväksyntä kuvaketta, tulee nämä tehdä ensin. Tämä vaihe on kuvattu kohdassa Projektin luonti

Konfigurointi

Kuvan asettaminen projektille

Projektille voidaan asettaa haluttu kuva, joka näkyy työpöydän oikeassa yläkulmassa. Tuettuja formaatteja ovat kaikki yleisimmät rasteri formaatit. Kuvan lisäys tapahtuu seuraavasti:

1. Osoita Lisää-painiketta Yleiset-välilehdellä.

2. Valitaan liitettävä kuva ja hyväksytään Avaa/Open-painkkeela valinta.

3. Tallennetaan lisäys projektille painamalla Tallenna-painiketta. Tällöin kuva tulee sivulle näkyviin.

Käyttäjän kutsuminen projektiin

Toiminto käynnistyy 3 Lisää käyttäjät-painikkeesta tai Käyttäjät-välilehden Lisää-painikkeesta. Painike avaa Lisää käyttäjä projektiin-ikkunan, josta kutsutaan sähköposti-osoitteen avulla tarvittavat käyttäjät projektiin.

Käyttäjät

  1. 1. Valitse kutsuttava käyttäjä

    Osio koostuu kahdesta osasta: Määritetyistä ja uusista käyttäjistä.

    Määritetyistä listalla näkyvät kaikkien niiden käyttäjien nimet, jotka on kutsuttu projektin omistavan yrityksen projekteihin. On suotavaa asettaa rasti Lähetä kutsu sähköpostilla-kohtaan. Näin kutsuttva saa automaattisesti sähköpostin uudesta projektista.

    Kutsu uusi käyttäjä sähköpostilla-kenttään annetaan käyttäjän sähköposti osoite. Järjestelmä lähettää tällöin kutsun kyseiseen osoitteeseen ja määrittää käyttäjälle oletus salasanan.

  2. 2. Valitse osapuoli

    Osapuoli-listalta valitaan osapuoli johon kutsuttava käyttäjä kuuluu. Mikäli käyttäjän halutaan kuuluvan useampaan osapuoleen valitaan tarvittavat osapuolet. Mikäli valittuna on useampi kuin yksi osapuoli, tulee jokin osapuoli asetaa oletus tomialaksi. Tämä tapahtuu valitsemalla osapuolen perässä olevasta valinnasta.

  3. 3. Lisää käyttäjä projektiin

    Kun käyttäjä on valittu ja hänelle on asetettu osapuoli painetaan Lisää käyttäjä projektiin-painiketta. Mikäli käyttäjiä kutsutaan useampi jatketaan vaihetta kohdasta yksi Valitse kutsuttava käyttäjä

Jo kutsuttujen käyttäjien hallinta tapahtuu Käyttäjät-välilehdeltä osoittamalla käyttäjän rivin oikeassa reunassa olevaa kynän näköistä painiketta.

Huom: Mikäli haluat lisätä itsellesi jonkin osapuoleen Projekti päälikkyytesi lisäksi, kutsu itsesi projektiin halutulle osapuolelle.

Käyttäjän osapuolen hallinta

Mikäli käyttäjän osapuoli halutaan vaihtaa tai käyttäjä halutaan lisätä useampaan osapuoleen

Käyttäjän hallinta

1. Projektin hallinta sivulta valitaan Käyttäjät-välilehti ja painetaan käyttäjätunnusken perässä olevaa kynän näköistä painiketta

2. Aktiivinen käyttäjätunnus ja hänen osapuoli näkyy valittuna auenneessa ikkunassa

3. Valitaan osapuoli/osapuolet halutulle käyttäjälle. Osapuolet listan oikeassa reunassa oleva valinta osoittaa oletus osapuolen.

4. Hyväksytään muutos painamalla Tallenna-painiketta

Uuden dokumentintyypin luonti

Dokumenttityypillä jaotellaan tiedostoja toisistaan, sekä niille saadaan asetettua yksilöllisiä tunnistetietoja. Tunnnistetietojen pakollisuus saadaan myös asetettua dokumenttityyppikohtaisesti

Dokumenttityyppi voidaan luoda projekti tai asiakas kohtaiseksi. Mikäli se luodaan asiakaskohtaiseksi, tulee uusi dokumentintyyppi näkyviin kaikkiin asiakkaan projekteihin.

Dokumentintyypin lisäys ja hallinta tapahtuu Projektin asetukset-sivun Tiedosto-ominaisuudet-vällehdellä.

Käyttäjän osapuolen hallinta

Teksti..

Uuden dokumentintyypin luonti

Teksti..

Uuden ominaisuuden asettaminen dokumentintyypille

Teksti..

Hakutoiminnot

Yleiskuvaus..

Aihe 1

Teksti..

Aihe 2

Teksti

Aihe 3

Teksti..

Tiedostojen hallinta

Yleiskuvaus tehtävistä.

Uuden tiedoston tuontikohteelle

Teksti..

Tiedoston lataus

Teksti

Tiedoston versiointi

Teksti..

Tiedoston linkitys toiseen kohteeseen

Teksti..

Uuden kansion luonti

Teksti..

Tiedoston poisto

Teksti..

Poistetut ja ilman kohdetta olevat

Teksti..

Vaatimustilakortti

Yleiskuvaus..

Aihe 1

Teksti..

Aihe 2

Teksti

Aihe 3

Teksti..

Aihe 4

Teksti..

Aihe 5

Teksti..

Aihe 6

Teksti..

Aihe 7

Teksti..